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明日复明日，明日何其多 [转帖] |
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明日复明日，明日何其多 [转帖] 摘自 加州大学论坛旧版 (Universities in California Bulletin Board System) chunhua 2008-06-02 00:59 明日复明日，明日何其多，此生待明日，万事成蹉跎 这是念小学的时候老师就拿来警告我们的，如果今天不把今天的事做完，都等待明天来做，明天又会推到后天，反正每一天都会有明天，这样永远也不会去做，到最后只能蹉跎岁月，怨自己少小不努力，老大徒伤悲！ 这个警告是非常必要的。但大多数人总是有种惰性，有见事要做，并不是在知道这件事的当时就着急着手去做，而是非得等待最后一刻才去做，如果幸运的话，可以按时完成当然没有什么，但是往往会出些意外，于是不得不寻找些借口，向别人解释。在读书的时候，表现在往往把作业拖到最后一刻才去做，一看时间不够了，于是便借同学的抄写一遍，逐渐习惯成自然，不抄倒不习惯了。工作的时候，虽然人是长大了，可是这个惰性还或多或少地存在，比如指定任务在什么时间完成提交，往往就是在那个时间点大家完成任务，这倒并不是因为事先任务预计的准确，而是同样的原因，大家在拿到任务的时候会从后往前推，得出一个最迟开工时间，即使前边有很多时间，也得拖到最迟开工时间，这倒并不说明大家是故意这么做的，而可能是潜意识的一种习惯，即使从一开始就着手做，可能也是在低效率情况下运转，非得等待火烧眉毛才加速。 这是人的弱点，不可能完全改正，于是便有很多管理方法来对付这一现象，既然不能指望大家把任务的实际情况如实地反映在最后完成时间上，这样会造成很多时间在开始的时候被浪费掉，而在后来真正开始的时候可能有意外情况发生，造成任务不能按时完成。为了让人在开始的时候就有紧张感，把预计的任务时间打个折扣，把这个时间作为任务的指定完成时间，而把折扣掉的时间放到缓冲池里，各个任务共享这个缓冲池，如果有某个任务由于种种原因延迟，也可以借取这个缓冲池中的时间，从总体上不至于延迟整个项目。这就是ToC(Theory of Constraints)在项目管理中的应用。 其实这种拖延的习惯不仅会耽误事，给个人造成直接痛苦，如被老师惩罚，被老板责问，也会给个人带来心理压力。有事情没有完成，在心里装着，很难玩得痛快。上学的时候最讨厌写作文，几乎每周都有作文，往往还都是周末，不得不写，但又不想写，于是便拖下去，多数情况下在周日的晚上才开始写。虽然在周日的晚上才写，但周六和周日的白天往往会想着作文的事，即使玩也玩得不痛快，因此，周末最快乐的不是周六日，而是周五的晚上。 既然这么多人受这种习惯的折磨，于是便有人想办法改变这一习惯，减轻痛苦，很多人都有自己的方式，也有很多人把自己的方法写成书，广泛流传。有两本比较著名：《谁动了我的奶酪》作者的另一本书《日事日清》，和David Allen的《Get things done》。 《日事日清》是一本很小篇幅的书，这是这个作者的一贯作风，让人在一个小时内读完一个围绕作者想说明的一个方法或道理而编撰的小故事。这本身作者想说的也是三句话： Priority 优先要务：列出任务清单，按照重要程度给这些任务排顺序 Propriety 合宜：首先要做正确的事，目标不能订错了；其次要在正确的时间做，不是所有的事情在任何时刻都可以做，时机很重要；再者，要和正确的人一起做，合作伙伴很重要，不能一开始就找个不合适的或不能很好合作的人一起做；最后要得到正确的结果，歪嘴和尚也得把经给念正喽，否则再努力也成不了正果的。 Commitment 执着：专注于重要的事务，不能眉毛胡子一把抓，抓住主要任务即可，人的精力总是有限地，不可能一个人完成所有任务，所以必须有所放弃，在必要的时候说“不”。对于这些重要的事务，每天做到日事日清，并持之以恒，这个是非常重要和困难的，所谓人做对事不难，难的是一辈子只做对事。 如何给任务确定优先级呢？很多书都提到了以重要度和紧急度来衡量，如下： 重要&紧急：尽快做 重要&不紧急：不一定立即做，但要投入大量时间做，因为如果不这样，早晚会变成重要&紧急事务，这样就变成问题驱动，很被动。而对这类事务的时间投入，会减少第一类事务，逐渐达到对事务的掌控，做到游刃有余。 不重要&紧急：投入多，收益小，能不做就不做，授权其他人做可能更合适。 不重要&不紧急：不做 总之，关键在于降低对3，4类事务的时间投入，以便能更多地投入第2类事务中。最糟糕的情况是被第3类事务所纠缠，而第2类事务没有处理，后来都转化成第1类事务，这样就进入了恶性循环。 如何判定事务是否重要呢？这本书给的也是两个维度的衡量： 必须做&有兴趣：做 必须做&没兴趣：做 非必做&有兴趣：有时间才做 非必做&没兴趣：不做或授权其他人做 将这两杆秤结合起来就能把任务列表排序了。当然，这只是一个主观的衡量，虽然看起来很标准，但对所有任务，所有维度的数值都是个人的主观判断。 《日事日清》这本书说明了要专注于重要事务，坚持日事日清，打倒拖延的作风。而《get things done》这本书则介绍了一个方法来减轻任务对人们的潜意识压力，虽然有的人不是那么明显，但有事在心里放着总会造成一定的紧张感，这种紧张感达到一定程度就会降低做事的效率，产生伤害，恶性循环。 《get things done》书中介绍的方法被称为GTD方法，要点就是把大脑中所有的东西都掏出来，写在纸上，这样就不用大脑记忆很多要做的任务，释放占用的“缓存”，也不用担心会遗忘或遗漏，降低潜在压力。 把这些任务写在纸上或卡片上之后，集中处理，对这些任务分类，如：时机未成熟，时机成熟，无须做，信息（无须做）；再对时机成熟的任务分解，找出每个任务的下一个具体动作，标识出具体做法，如立刻做还是在固定时间做，或者分配给其他人做。 并且这些具体的动作如果只需要很短的时间（如两分钟内）就能做完，那么在处理的当时就立刻做。否则形成动作列表，按照动作类型分类，如电话、面谈、文档等等，对每一类型能批处理就批处理，提高效率。 每隔一段时间，就对这些列表进行review，不断更新这些列表。同时，最好每周有总的review，来检查个人的总体走向。 GTD对于多任务环境应该是比较适合的，有一套系统来释放大脑，保证不会遗忘，当然会减轻压力。但同样需要持之以恒，否则就不会对系统很信任，这样也就不会减轻压力。 http://woodpeng.blogspot.com/2007_04_01_archive.html
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2008-06-02 00:59
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